Otoyol ve köprü geçişleri plakaya işleniyor. Aracı kim kullanıyor olursa olsun, borcun muhatabı ruhsat sahibi. Kiralama filosunda bu, her ay dağıtılması gereken bir kalem demek.
İhlalli geçiş nasıl oluşuyor
HGS'de geçiş anında bakiye yeterliyse ücret düşüyor ve iş bitiyor. Yeterli değilse geçiş ihlalli geçiş olarak kaydediliyor.
İhlalli geçişin belirli bir süre içinde ödenmesi için tanınan bir süre var. Bu süre içinde geçiş bedeli ödenirse ceza uygulanmıyor. Süre geçerse geçiş bedelinin katı oranında idari para cezası işliyor.
Yani ihlalli geçiş, kendi başına ceza değil — zamanında fark edilirse sadece ödenmemiş bir geçiş. Cezaya dönüşmesi, kimsenin bakmamasından kaynaklanıyor.
Filoda en sık yapılan hata
Tek bir HGS hesabına bağlı çok sayıda araç ve düşük bakiye. Aylık ortalama harcamayı bilmeyen bir filoda bakiye ay ortasında bitiyor, sonraki bütün geçişler ihlalli oluyor ve bu, hesap kontrol edilene kadar sürüyor.
İkinci hata: geçiş dökümünü indirmemek. Döküm alınmadığında hangi geçişin hangi araca ait olduğu bilinmiyor, dolayısıyla kiracıya yansıtılamıyor. Ay sonunda toplam bir tutar görünüyor ve şirketin gideri olarak kalıyor.
Geçişi kiracıya yansıtmak
Bunun için üç şey gerekiyor:
- Geçiş dökümü. Tarih, saat, giriş ve çıkış gişesi, tutar. Operatörün sisteminden alınıyor.
- O tarihte aracın kimde olduğu bilgisi. Kira sözleşmesinin başlangıç ve bitiş saatleri geçiş saatini kapsamalı.
- Sözleşmede madde. Kiralama süresi içindeki otoyol geçiş bedellerinin kiracıya ait olduğu yazılı olmalı.
Eşleştirme saat bazında yapılmalı, gün bazında değil. Aracın sabah 11'de iade edildiği bir günde, saat 14'teki geçiş kiracıya ait değil.
Mükerrer kayıt sorunu
Geçiş dökümleri toplu olarak içe aktarıldığında aynı dosyanın iki kez yüklenmesi sık oluyor. Sonuç, kiracıya iki kat fatura çıkarmak. Her geçişin operatör tarafından verilen bir işlem numarası var; kayıt bu numara üzerinden benzersiz tutulduğunda aynı geçiş ikinci kez giremiyor.
Pratikte ne yapmalı
- Bakiyeyi aylık ortalama harcamanın en az iki katı tutun; otomatik yükleme talimatı varsa daha iyi.
- Geçiş dökümünü haftalık indirin, ay sonunu beklemeyin. İhlalli geçiş için tanınan süre ay sonundan önce dolabiliyor.
- Her geçişi işlem numarasıyla kaydedin, mükerrer kayıt riskini kaldırın.
- Geçişleri saat bazında sözleşmelerle eşleştirin.
- Kiracıya yansıtacağınız tutarı, iade sırasında depozito hâlâ elinizdeyken hesaplayın.